اگر در حال خواندن این مطلب هستید، مطمئن باشید که از یک پایگاه دانش استفاده کرده اید. پایگاه‌های دانش یک «کتابخانه» از اطلاعات مربوط به محصولات، خدمات یا موضوعات دیگر ارائه می‌کنند. آنها جایی هستند که وقتی نیاز به حل یک مشکل یا رسیدن به یک هدف دارید، می روید.
وقتی با مشتریان کار می کنید، داشتن یک پایگاه دانش بسیار ارزشمند است. هر بخش پشتیبانی حداقل چند سؤال دارد که مرتباً از آنها پرسیده می شود و یک مقاله پایگاه دانش به خوبی ساخته شده در مورد این موضوع می تواند مانع از ثبت برخی بلیط ها شود. همچنین به مواردی که بایگانی شده‌اند کمک می‌کند تا به سرعت حل شوند، زیرا می‌توانید فقط یک پیوند مفید ارسال کنید. این منبعی برای کارکنان شما نیز هست، هم با اطلاعات مشتری و هم مقالات داخلی پنهان.
خوشبختانه، WHMCS به همه چیزهایی که برای راه اندازی یک پایگاه دانش خود نیاز دارید مجهز شده است. به اولین مورد از یک سری پست های وبلاگ خوش آمدید که با هدف کمک به شما در ایجاد یک پایگاه دانش مفید، قابل استفاده و ارزشمند با استفاده از این ویژگی های داخلی است.
تنها آزمون تورنسل واقعی یک پایگاه دانش خوب این است که آیا با نیازهای مشتریان و کسب و کار شما مطابقت دارد یا خیر. این یک اندازه نیست. برای مثال، اگر پایگاه مشتریانی با فناوری پیشرفته دارید، به مقالات متفاوت و رویکرد متفاوتی نسبت به افراد مبتدی نیاز خواهند داشت. محتوای شما همچنین می‌تواند بر اساس محصولات و خدماتی که ارائه می‌کنید و سطح پشتیبانی فنی که ارائه می‌دهید، در میان بسیاری از ملاحظات دیگر، متفاوت باشد.
با این حال، چند سوال وجود دارد که بدون در نظر گرفتن این موارد به شما کمک می کند تا در جهت درست هدف گیری کنید:
آیا شامل پاسخ هایی برای همه سوالات متداول برای محصولات و خدمات من است؟
اطلاعات به همان اندازه مفید است که مفید است. مشتریان شما ممکن است آدرس های ایمیل زیادی تنظیم کنند، اما اگر سوال شماره 1 شما در مورد وردپرس است، باید از آنجا شروع کنید.
آیا این نشان می دهد که کسی می تواند با محصولات من چه کند و چرا مردم آنها را می خواهند؟
یک پایگاه دانش پر از مراحل عیب‌یابی می‌تواند به حل بسیاری از مشکلات در صورت وقوع کمک کند، اما پایگاه دانشی که شامل ایده‌هایی برای استفاده از خدمات شما و راهنماهای نحوه انجام قبل از بروز مشکلات نیز باشد، برای کسب‌وکار شما بهتر است.
آیا مشتریان من را تشویق می کند که ابتدا به دنبال اطلاعات و کمک برای خودشان باشند؟
یکی از اهداف شما این است که به مشتریان خود کمک کنید تا به خودشان کمک کنند. برای انجام این کار، می‌خواهید یافتن اطلاعات را مستقیماً در منطقه مشتری، بدون نیاز به ارسال بلیط، آسان کنید. این بدان معناست که از دیدگاه آنها به محتوای خود نگاه کنید: آیا “میلمن” یک نام یا عنوان دسته مفید برای کسی است که برای اولین بار یک لیست پستی ایجاد می کند؟ اگر هرگز فهرست پستی را مدیریت نکرده باشند، ممکن است ندانند Mailman چیست، بنابراین «فهرست های پستی» ممکن است بهتر باشد.
آیا مقدار زمانی که برای ایجاد و حفظ پایگاه دانش خود صرف می کنم با مزایایی که مشتریانم دریافت می کنند هماهنگ است؟
صرف سه روز برای ساختن مقاله‌هایی با قالب‌بندی عالی با صفحه‌نمایش‌های شگفت‌انگیز می‌تواند سرمایه‌گذاری عالی باشد، اگر به مشتریان شما کمک کند… یا اگر مشتریان شما به سختی متوجه شوند، وقت ارزشمندی را تلف می‌کنند. در مورد آنچه ایجاد می کنید واقع بین باشید: اجازه ندهید کیفیت آسیب ببیند، اما ابتدا همه چیز را به روشی ساده پوشش دهید و اجازه دهید پاسخ مشتری سرمایه گذاری بیشتر را هدایت کند تا مطمئن شوید که زمان به خوبی صرف شده است.
اگر تمام این نکات را زده اید، به شما تبریک می گویم! شروع خوبی دارید
در WHMCS، می‌توانید به پایگاه دانش از هر دو منطقه مشتری یا Admin Area دسترسی داشته باشید، که آن را برای کارکنان و مشتریان مفید می‌کند.
در بخش مدیریت، کارکنان شما می توانند به راحتی مقالاتی را در تعداد نامحدودی از دسته های پایگاه دانش ایجاد کنند. برچسب‌گذاری به شما امکان می‌دهد مقالات را بیشتر دسته‌بندی کنید، و بسیاری از ابزارهای موجود برای مقالات شما شامل یک ویرایشگر جامع با تمام قابلیت‌هایی است که نیاز دارید. ما همچنین ورود نسخه های ترجمه شده محتوای شما را آسان می کنیم: فقط آن را به بخش های ترجمه زیر پنجره اصلی ویرایشگر اضافه کنید.
کارکنان همچنین می‌توانند به راحتی پایگاه دانش را مرور کنند و از آن برای مرجع خود استفاده کنند، و شما می‌توانید دسته‌ها را به‌عنوان پنهان علامت‌گذاری کنید و آنها را فقط برای استفاده داخلی درآورید.
در منطقه مشتری، پایگاه دانش به راحتی از طریق پشتیبانی قابل دسترسی استمنو یا از طریق پیوندهای موجود در بلیط های پشتیبانی.
مشتریان شما می‌توانند دسته‌ها را مرور کنند، مقالات رای مثبت دهند، و تصاویر صفحه‌نمایش و سایر رسانه‌ها را برای مقالات جداگانه مشاهده کنند.
هنگامی که مشتریان شما یک بلیط پشتیبانی ارسال می کنند، مقالات پایگاه دانش بر اساس کلمات کلیدی که تایپ می کنند پیشنهاد می شود. امیدواریم که آنها آنچه را که نیاز دارند، بدون اینکه هیچگاه ارسال کنند، پیدا کنند.
آیا برای راه اندازی پایگاه دانش خود در WHMCS آماده هستید؟ یک پایگاه دانش فقط به اندازه محتوایی که به آن اضافه می کنید خوب است! بخش بعدی این مجموعه را بررسی کنید . این به شما کمک می کند تا تعیین کنید کدام مقاله را ایجاد کنید، کدام را نادیده بگیرید و چگونه اطلاعات را به مقالات جداگانه تقسیم کنید. من همچنین نکات و ترفندهایی را به نمایش خواهم گذاشت تا مطمئن شوم که محتوای مفید و قابل استفاده ای می نویسید که حتی برای تازه کارها هم مفید باشد.
