آموزش ایجاد مرکز آموزش مؤثر: نوشتن مقاله های عالی قسمت سوم

قسمت اول این مجموعه به مبانی پایگاه های دانش ( اینجا ) و قسمت دوم نحوه پر کردن پایگاه دانشی که در WHMCS ایجاد می کنید را با محتوای عالی پوشش می دهد ( اینجا را بررسی کنید ). این بخش به اصل چیزها می رسد: نوشتن مقالات پایگاه دانش شما. بدون مقاله‌های عالی، هیچ نقطه‌ای برای پایگاه دانش وجود ندارد، بنابراین بیایید شروع به ساخت مقالاتی کنیم که مفید، پر اطلاعات و نگهداری برای شما آسان باشد.

هنگام نوشتن مقالات خود به یاد داشته باشید: شما منابعی را برای افرادی می نویسید که به تخصص شما نیاز دارند، نه کسانی که پاسخ ها را می دانند.

اکنون که موضوعات خود را انتخاب کرده اید و مطالب را مشخص کرده اید، زمان “تقلب” فرا رسیده است. تمام محتوایی را که قبلاً در تاریخچه بلیط گذشته، سوابق داخلی و هر جای دیگری که فکرش را بکنید ایجاد کرده اید جمع آوری کنید. بیشتر از آنچه فکر می کنید وجود خواهد داشت! از اینجا شروع می کنید و بقیه فقط پر کردن شکاف هاست. سپس، تنها چیزی که واقعاً باقی می ماند نوشتن خود مقاله است.

مهم است که به املا، دستور زبان و به طور کلی نوشتار خوب توجه کنید. برای اطلاعات بیشتر در این مورد، به پست بعدی نگاه کنید: ابزارهای عالی وجود دارد که می توانند به شما کمک کنند تا مطمئن شوید که تمیز می نویسید.

با این حال، فراتر از اصول نوشتن، چند چیز دیگر وجود دارد که ممکن است بخواهید در نظر بگیرید:

ثبات. باید مطمئن شوید آنچه می نویسید با آنچه کاربران می بینند مطابقت دارد. هر نام تنظیم، نام رابط، پسوند فایل و هر جزئیات دیگری باید با آنچه خواننده خواهد دید مطابقت داشته باشد. به هر حال، این جزئیات به این معناست که آنها چگونه می دانند که کارها را درست انجام می دهند.
به عنوان مثال، ممکن است مقاله ای برای عیب یابی خطاهای مجوز برای برنامه ای داشته باشید که از طریق افزونه مجوز WHMCS می فروشید. می‌خواهید از متن اصلی مانند «کلید مجوز»، «وضعیت مجوز» و «انتشار مجدد» همانطور که در صفحه ظاهر می‌شوند استفاده کنید.

این می تواند به مشتریان جدیدتر شما کمک کند تا در مورد محصولاتی که اکنون استفاده می کنند نیز یاد بگیرند. “به رابط Mailman در سی پنل بروید.” برای بسیاری از افراد مفید نخواهد بود، زیرا آنچه که آنها می بینند رابطی به نام فهرست های پستی است.. با این حال، پس از ورود به مقاله، آن را یاد می‌گیرند، بنابراین مقاله‌ای که پیشرفته‌تر است می‌تواند از «Mailman» با انتظار معقول از دانستن این اصطلاح توسط مشتری استفاده کند.

وضوح . آخرین کاری که می خواهید پایگاه دانش شما انجام دهد این است که خوانندگان را بیشتر از آنچه شما حل کرده اید بپرسند. ابهام می‌تواند باعث سردرگمی شود، اما می‌توانید با واضح و مشخص بودن (“روی دکمه ذخیره” به جای “ذخیره آن” کلیک کنید) و هر بار از اصطلاحات یکسانی استفاده کنید (هر بار “پوسته” به جای “پوسته” یک بار و ” خط فرمان “یک بار).

کامل بودن . همچنین می‌توانید با روشمند بودن در دستورالعمل‌هایتان، همه چیز را واضح‌تر کنید: از مراحل نگذرید، حتی اگر فکر می‌کنید.
برای بهتر کردن مقالات خود، اطلاعات مفیدی مانند مکان یافتن اطلاعاتی که وارد شده است را ارائه دهید. به عنوان مثال، ممکن است مقاله ای بنویسید که نحوه استفاده از کلید مجوز قبلی را برای فعال کردن یک برنامه نشان می دهد. شما می‌خواهید به جای اینکه فرض کنید خواننده می‌داند کجا آن را پیدا کند، دستورالعمل‌هایی را درباره مکان آن کلید در ناحیه مشتری WHMCS ارائه دهید. فقط همین اطلاعات ارزشی یک مرحله اضافی می‌تواند تا حد زیادی از ناامیدی کاربر جلوگیری کند.

شما نمی خواهید زیاده روی کنید، اما بهتر است کمی بیش از حد توضیح داده باشید تا اینکه اطلاعات زیادی را کنار گذاشته باشید.

هویت شرکت. شرکت شما دارای یک نام تجاری و یک صدا است، بنابراین به این فکر کنید که چگونه می توانید آن را در محتوای خود اعمال کنید. آیا اهل تجارت و حرفه ای هستید؟ مطمئن شوید که متن شما واضح و صیقلی است. آیا شما یک برند دمدمی مزاج و سرگرم کننده هستید؟ لحن خود را معمولی و دوستانه نگه دارید. آیا به کاربران غیر فنی رسیدگی می کنید؟ اصطلاحات فناوری پیشرفته را با عباراتی که همه می توانند درک کنند، کاهش دهید.
این نباید یک تعهد بزرگ باشد. مشتریان شما فقط باید احساس کنند که مقالات توسط همان افرادی نوشته شده است که با آنها سروکار داشته اند و از اولین تجربه خود با شرکت شما بازاریابی را دیده اند. این به آنها کمک می کند تا احساس راحتی کنند و احساس کنند “در جای مناسب” هستند.

پست قبلی در مورد رئوس مطالب توصیه شده برای پست‌های موضوع و وظیفه صحبت کرد، و آن قالب اولیه همچنان اعمال می‌شود. برای موضوعات، موضوع را معرفی کنید، توضیح دهید که برای چه مواردی استفاده می شود، و سپس به جزئیات، اصطلاحات و مفاهیم آن بپردازید. برای کارها، وظیفه، چرایی و زمان انجام آن، نحوه و مکان انجام آن، به علاوه هرگونه هشدار یا سایر اطلاعات مفید را تعریف کنید. برای هر مقاله، با فراخوانی به عمل پایان دهید که خواننده را به سمت کار منطقی بعدی برای انجام هدایت می کند.

گوشت هر مقاله وظیفه مجموعه مراحلی است که در حین تکمیل کار انجام می شود. روشی که شما این مراحل را انجام می دهید مهم است. مهم نیست که چند بار کار را انجام داده اید، قبل از نوشتن مقاله، یک لحظه آن را مرور کنید و یادداشت برداری کنید. به هر کلیک، هر تصمیم و هر چیزی که در پاسخ به اقدامات شما اتفاق می افتد توجه کنید. بعد از اینکه مجموعه یادداشت ها را به ترتیب زمانی کاملاً ترتیب دادید، همه چیز به ویرایش و قالب بندی می رسد.

شما می خواهید اطلاعات را با هر مرحله شماره گذاری شده مربوط به یک عملی که کاربر انجام می دهد جدا کنید. این بدان معنی است که اطمینان حاصل کنید که اقدامات متعدد به چند مرحله تقسیم می شوند و هیچ مرحله شماره گذاری شده ای وجود ندارد که شامل یک عمل نباشد. اگر مرحله با عمل شروع شود و سپس نتایج عمل را توصیف کند مفید است (اگر دانستن نتایج به کاربر کمک می کند تا خود را جهت یابی کند).

به طور کلی این کار را انجام دهید:

و نه این:

در حالی که ترکیب برخی از این مراحل می‌تواند به ساده‌تر شدن کارها کمک کند، اما هرچه مراحل شما روشمندتر باشد، احتمال اینکه خوانندگان برای خواندن و استفاده از آنها زمان آسان و راحت‌تری داشته باشند، بیشتر می‌شود.

در پایان مراحل، مطمئن شوید که بعد از اتمام کار چه اتفاقی می‌افتد، توضیح دهید. آیا پیام موفقیت وجود دارد؟ آیا آنها فایل یا آیتم خاصی را در یک مکان خاص لیست شده می بینند؟ چیزی را به آن‌ها بدهید که بتوانند در مقابل آن خود تأیید کنند. ساده و قابل اسکن نگه داشتن مراحل نیز مفید است، به خصوص اگر این روش طولانی تر باشد. اگر اطلاعات اضافی مورد نیاز خواننده نباشد، به راحتی به نویز تبدیل می شود. این به این معنی است که هر گونه اطلاعات پشتیبان یا پیش‌زمینه‌ای را قبل یا بعد از فهرست مراحل، در زمانی که خواننده به آن نیاز دارد، در دسترس نگه دارید، اما در غیر این صورت از مسیر خارج شوید.

وقتی محتوای شما مراحل زمانی نباشد، خیلی بیشتر به خود محتوای شما بستگی دارد. با این حال، چند قانون کلی می تواند مفید باشد: پاراگراف های خود را کوتاه نگه دارید زیرا بیش از 3-5 جمله در یک بلوک می تواند دلهره آور باشد. اگر قصد دارید موضوعی را عمیقاً بررسی کنید، یک طرح کلی سریع ایجاد کنید و به مقاله خود نظمی بدهید که برای یک کاربر جدید منطقی باشد. مهمتر از همه، میزان اطلاعاتی که با آن کار می کنید به خوبی کنترل کنید. اگر همه چیز به خوبی با یک طرح کلی منطبق نیست و مقاله به نظر خارج از کنترل است، احتمالاً باید آن را به چند موضوع مختلف تقسیم کنید و همه چیز را در کادرهای کوچکتر قرار دهید.

شما مقالات خود را دارید. آنها محتوای عالی دارند. چه چیز دیگری می تواند باقی بماند؟ هدف یک پایگاه دانش آموزنده است، اما شما می توانید حتی فراتر از آن بروید تا این اطلاعات را واقعاً برجسته کنید. آخرین بخش در این مجموعه به شما کمک می کند ارزش بیشتری به مقالات خود بیافزایید، آنها را در دسته بندی هایی که برای مشتریان و کارکنان شما مناسب است سازماندهی کنید و آن پایگاه دانش را حفظ کنید تا برای سال های آینده به روز و مفید باشد.