تاکنون، این مجموعه به اصول پایه‌های دانش ، نحوه انتخاب محتوای خود و چگونگی تبدیل آن محتوا به مقاله‌های پایگاه دانشی عالی پرداخته است . در قسمت آخر، ایده‌هایی را مشاهده خواهید کرد که چگونه می‌توانید این مسیر را بیشتر طی کنید و محتوای خود را واقعاً برجسته کنید و آن را برای مشتریان و کارکنان خود ارزشمندتر کنید.
قالب بندی می تواند بخش عمده ای از مفید بودن یک صفحه باشد. یافتن چیزهایی در یک صفحه اگر همه در یک بلوک متن باشد، سخت است، و اگر نحوه چیدمان آن قابل پیش بینی و اسکن آسان نباشد، خیلی بهتر نیست.
وقتی اکثر مردم به محتوای پایگاه دانش نگاه می کنند، به دنبال پاسخی سریع و آسان هستند. ارائه آن به خوانندگان با قرار دادن اطلاعات مهم در جلو و مرکز، دادن “نقاط برجسته” خوب برای کمک به افراد برای یافتن محتوا و ساده نگه داشتن مقالات با قالب بندی آسان، آسان است.
ببینید این صفحه بدون قالب بندی و با آن چگونه به نظر می رسد:
قالب‌بندی یافتن مراحل را آسان‌تر می‌کند، دنبال کردن هر یک به صورت جداگانه آسان‌تر می‌شود و ارزیابی آنچه در فرآیند قبل از شروع کاربر وجود دارد را آسان‌تر می‌کند. این کار خواننده را برای موفقیت آماده می کند و این کار را برای یک کاربر جدید کمتر دلهره آور می کند.
سازگاری می تواند در این امر به شما کمک کند. مطمئن شوید که هر بار صفحات خود را به همین صورت قالب بندی کنید. نحوه انجام آن به میزان سازگاری شما اهمیتی ندارد، بنابراین به دنبال راه حل های ساده باشید و از همه کسانی که روی آن کار می کنند خرید کنید. این می تواند به سادگی “این مورد را پررنگ کنید و همیشه سرفصل ها را قبل از مراحل قرار دهید” یا چیزی گسترده تر باشد.
ویژگی WHMCS Knowledgebase اضافه کردن این قالب‌بندی را آسان می‌کند، بدون نیاز به دانش خاصی به دلیل استفاده آسان از نوار ابزار که همه چیز را در کانون توجه قرار می‌دهد:
ممکن است متوجه شده باشید که مقالات نمونه بالا دارای اسکرین شات هستند. آنها می توانند افزودنی عالی برای هر مقاله ای که شامل یک رابط کاربری است، باشند، زیرا هم اطلاعات را در زمینه قرار می دهند و هم “نشان” دیگری برای خواننده هستند که در جای مناسب قرار دارند.
گرفتن اسکرین شات آسان است. به عنوان مثال، در مک، شما فقط Shift+Cmd+4ناحیه ای از صفحه را که می خواهید عکس بگیرید، ضربه بزنید و انتخاب کنید. (در ویندوز، این Alt+PrtScnیا Windows+Shift+S.) همچنین بسیاری از برنامه های کاربردی صفحه نمایش عالی مانند Skitch یا Snagit وجود دارند که به شما امکان می دهند فلش ها و نمادها را به تصاویر خود اضافه کنید.
ما نحوه سازماندهی محتوا را در یک مقاله پوشش داده ایم، اما شما می توانید فراتر از آن بروید. پایگاه دانش WHMCS شامل یک سیستم سلسله مراتبی است که به شما امکان می دهد مقالات خود را در دسته های تودرتو گروه بندی کنید. می‌توانید در چندین لایه لانه کنید و دسته‌های تودرتو را در دسته‌های اصلی خود در کنار مقاله‌ها نشان دهید. اگرچه ممکن است رفتن بدون دسته‌بندی وسوسه‌انگیز باشد، اما پایگاه دانش شما ممکن است به سرعت غیرقابل استفاده شود زیرا آن دسته یک لایه بالایی را با ده‌ها مقاله پر می‌کنید.
مراقب نحوه انتخاب و سازماندهی دسته‌های خود باشید، زیرا تأثیر زیادی بر آسانی مشتریان شما می‌توانند آنچه را که نیاز دارند پیدا کنند. دسته ها باید گسترده باشند و برای تعداد مقالات در هر دسته منطقی باشند. اگر یک مقوله فقط دو مقاله در آن داشته باشد، ممکن است در دسته اصلی معنی بیشتری داشته باشد یا شاید با زیرمجموعه دیگری ترکیب شود.
در دسته ایمیل بالا، منطقی است که دسته‌هایی برای حساب‌های ایمیل، فیلترهای ایمیل و ایمیل در دستگاه‌ها داشته باشید. منطقی نیست که یک دسته فهرست پستی داشته باشیم (و با یکی از دسته بندی های دیگر به خوبی کار نمی کند)، بنابراین یک مقاله لیست پستی به بهترین وجه در دسته بندی ایمیل اصلی قرار می گیرد.
چند نکته و ترفند وجود دارد که داشتن عادات عالی را آسان تر می کند. برای اینکه مطمئن شوید املا و گرامر شما در حد مطلوب است، با ابزاری مانند Grammarly یا HemingwayApp شروع کنید . راهنماهای سبک آنلاین مانند گوگل می توانند به شما کمک کنند تا به این علامت سازگاری دست پیدا کنید.
اگر می‌خواهید حتی بیشتر به دنیای مستندسازی بروید، می‌توانید به مواردی مانند انگلیسی ساده، سبک نوشتاری که زبان را تا حد ممکن ساده‌تر می‌کند و صدای فعال و غیرفعال که می‌تواند برای افزایش وضوح در نوشتن استفاده شود، نگاه کنید. انگلیسی جهانی انتخاب‌های دیالکتیکی، اصطلاحات و اصطلاحات را حذف می‌کند و اگر محتوای شما اغلب در سطح جهانی ترجمه یا استفاده می‌شود، می‌تواند راه خوبی باشد.
شما می توانید یک پایگاه دانش عالی بدون این موارد اضافی ایجاد کنید، اما اگر با پایگاه دانش خود موفقیت زیادی کسب کرده اید و می خواهید آن را بهتر و بهتر کنید، راه های زیادی برای گسترش وجود دارد.
هنگامی که پایگاه دانش شما با مقالات مفید پر شد و آماده کار شد، کار کردن آن در WHMCS آسان است. علاوه بر استفاده عمومی توسط مشتریان خود، می توانید به راحتی پیوندهایی به مقالات پایگاه دانش در پاسخ های پشتیبانی خود ارسال کنید. فقط در حین پاسخ دادن به یک بلیط پشتیبانی، به گزینه های بیشتر بروید و Insert Knowledgebase Link را انتخاب کنید . می‌توانید در میان دسته‌ها و مقالات خود با همه چیزهایی که نیاز دارید در یک پنجره موجود باشد، پیمایش کنید.
هرچند این تنها راه برای استفاده از پایگاه دانش شما نیست. همچنین می توانید از پیوندهای مقاله در پست های رسانه های اجتماعی، بازاریابی ایمیلی و موارد دیگر استفاده کنید.
همانطور که از پایگاه دانش خود استفاده می کنید، به یاد داشته باشید که اگر آن را حفظ نکنید، نسبتاً سریع از بین می رود. با این حال، اگر اغلب آن را در ذهن داشته باشید، تعمیر و نگهداری نباید کار بزرگی باشد. هر چند وقت یکبار، شاید هر زمان که مقاله ای برای پاسخ دادن به یک تیکت استفاده می شود، صحت محتوای خود را بررسی کنید و مشکلات را برطرف کنید و در صورت یافتن آنها به روز رسانی کنید. مراقب ویژگی هایی باشید که مستند کرده اید و ممکن است متوقف شوند. همچنین می‌خواهید هر چند وقت یکبار نیاز به محتوای جدید را ارزیابی کنید، چه برای محصولات جدید، چه تغییراتی در برنامه‌های شخص ثالث شما، یا فقط یافتن راه‌های جدید برای کمک به مشتریان.
امیدواریم ارزش واقعی این مجموعه را در ایجاد پایگاه های دانش موثر دریافت کرده باشید. ایده های بیشتری در مورد چگونگی ایجاد پایگاه های دانش عالی دارید؟ حتماً نظرات خود را در نظرات بگذارید… و منتظر نباشید: اکنون زمان بسیار خوبی برای شروع اضافه کردن پایگاه دانش خود به WHMCS از امروز است!
